公園でイベントを開くには？許可申請の流れと注意点

公園でイベントをするのに許可が必要な理由

公園は普段、誰でも自由に出入りできる場所だが、それは「散歩する」「子どもと遊ぶ」といった個人利用が前提になっている。テントを立てる、音を出す、物を売る、入場を区切るといった行為は、他の利用者の公共の利用を妨げる可能性があるため、別枠の手続きが求められる。

許可の仕組みがあることで、同じ日に別の団体が同じ場所を使おうとして重なってしまう、火や電気を使う設備が安全基準を満たしていない、といったトラブルを事前に防げる。手続きは面倒に感じるかもしれないが、来場者と近隣住民の両方を守るための仕組みと捉えると動きやすい。

誰に相談するか：管理者を確認する

公園には市町村が管理する都市公園、都道府県が管理する広域公園、国が管理する国営公園などいくつか種類があり、申請先がそれぞれ異なる。まずは使いたい公園がどの管理区分にあたるかを、公園の名称と「管理」で検索するか、自治体の公園緑地課のような部署に電話で確認するのが早い。

自治体によっては公園ごとに指定管理者が置かれていて、窓口が市役所ではなく指定管理の事業者になっているケースもある。問い合わせ先を間違えると案内がたらい回しになりやすいので、最初の電話で「この公園のイベント利用の窓口はここで合っていますか」と確認しておくと無駄が減る。

申請の流れと準備するもの

一般的な流れは、使用目的・日時・区画・来場見込み人数などを書いた使用許可申請書を提出し、管理者が内容を審査し、問題なければ許可証が交付されるという順番になる。申請の際には会場レイアウト図や、テント・電源・音響などの設備一覧、キッチンカーを呼ぶ場合はその台数も求められることが多い。

申請から許可が出るまでの期間は自治体や公園の規模によって差があり、数週間で済む場合もあれば、関係部署との調整が必要で1〜2カ月かかる場合もある。会場を使えると決まる前に出店者やステージ出演者への依頼を進めてしまうと、許可が下りなかったときに調整が大変になるため、申請の見通しが立ってから次の準備に進むほうが安全だ。

• 使用許可申請書
• 会場レイアウト図
• 設備一覧（テント・電源・音響など）
• 来場見込み人数
• 緊急連絡先・主催者情報

火気・音・物販など個別に確認が必要な項目

公園での催しでよく出てくるのが火気の扱いだ。たき火やろうそくなど実際に火を使う演出は、消防署への届け出が別に必要になることがあり、断られるケースも少なくない。FESLIFE JAPANが扱うスカイランタンは火を使わないLEDタイプで、この火気の制約を気にせず「ランタンを飛ばす体験」に近い雰囲気を作れる方法として選ばれている。

音響を使うイベントは近隣への音漏れ、物販を伴うイベントは保健所の許可（飲食を扱う場合）や、公園内での営業行為としての追加申請が必要になることがある。これらは公園の使用許可とは別の制度のため、「公園は使えるが物販は別途申請が必要だった」と後から気づくと計画が遅れる。企画の初期段階で、火気・音・物販の3点は個別に確認しておくとよい。

許可が下りないケースと代替案

申請しても許可が下りないことはある。同じ日時に別のイベントが既に予約されている、過去に同じ場所でトラブルがあった、公園の整備工事と重なるといった理由のほか、公園の規模に対して来場見込み人数が多すぎると判断される場合もある。

希望の日程や場所が使えないときは、時期をずらす、公園内の別の区画にする、あるいは屋内施設に切り替えるといった代替案を早めに検討しておくと計画が止まらずに済む。雨天時の対応をどうするかも、公園での屋外イベントでは申請時にあわせて聞いておきたいポイントだ。

次にやること：まず管理者に電話で確認する

公園でイベントを開きたいと決めたら、最初の一歩は企画書を完成させることではなく、公園の管理者に電話をかけて「イベント利用の申請方法」を聞くことだ。窓口が分かれば、必要書類や申請期限、過去の利用実績の有無が一度に分かり、その後の計画が立てやすくなる。

FESLIFE JAPANではスカイランタンイベントやグルメフェスなど公園を会場にした企画の運営を手がけており、過去には岡崎城公園や各務原市民公園、あいち健康の森などで開催してきた実績がある。公園でのイベント運営そのものに関する相談は、企画の形が固まっていない段階でも受け付けているので、進め方に迷ったときの参考にしてもらえればと思う。